Banco centralizado de imágenes, audios, videos y documentos para uso del equipo

Galería de Medios y Archivos

La Galería de Medios es el banco centralizado de archivos de ChatCielo. Desde aquí gestionas todas las imágenes, audios, videos y documentos que tu equipo utiliza en las conversaciones, campañas y automatizaciones — sin tener que resubir el mismo archivo cada vez.

Centraliza tus recursos una sola vez y reutilízalos en cualquier chat, campaña o flujo automático con 1 clic. Ideal para catálogos, plantillas, audios de bienvenida y documentos frecuentes.

Qué es la galería centralizada

La galería funciona como una biblioteca compartida a nivel de tenant:

Repositorio único: todos los archivos quedan disponibles para los usuarios con permiso, sin duplicados por agente.
Reutilizable en el chat: el agente selecciona el archivo desde la galería y lo envía al cliente sin salir de la conversación.
Compatible con automatizaciones: puedes referenciar archivos de la galería en ChatFlow, campañas y mensajes programados.
Gestión centralizada: administradores pueden ver, buscar, renombrar y eliminar archivos del equipo.

Accede desde el menú lateral en Gestión Comercial > Galería de Medios o desde el icono de adjuntos dentro del Panel de Chats.

Filtros por tipo de archivo

Usa los filtros superiores para localizar rápidamente el recurso que necesitas:

Formatos compatibles: JPG, PNG, WEBP, GIF. Ideal para fotos de productos, banners, firmas y capturas de ayuda. Usa imágenes en alta resolución pero optimizadas para envíos por WhatsApp.

Combina el filtro por tipo con la barra de búsqueda por nombre. Por ejemplo, escribe catalogo 2025 con el filtro Documentos PDF activo para encontrar tu catálogo al instante.

Cómo subir y organizar archivos

Abre la Galería

Ve a Gestión Comercial > Galería de Medios. Verás la grilla con miniaturas, nombre, tipo, tamaño y fecha de subida.

Sube archivos

Haz clic en Subir archivos o arrastra y suelta directamente sobre la grilla. Puedes seleccionar varios archivos a la vez. El sistema muestra el progreso de subida y valida el formato automáticamente.

Organiza con nombres claros

Renombra cada archivo con un criterio compartido por el equipo. Ejemplos: catalogo-general-2025.pdf, audio-bienvenida-v2.mp3, banner-promo-marzo.png. Evita nombres genéricos como imagen1.jpg o documento.pdf.

Envía con 1 clic desde el chat

En el Panel de Chats, abre una conversación, haz clic en el icono de Adjuntar > Galería y selecciona el archivo. El agente lo envía sin tener que buscarlo en su computadora. También puedes insertar variables en el mensaje que acompaña al archivo, por ejemplo: Hola {{nombre}}, te comparto nuestro catálogo actualizado.

Buenas prácticas de organización

Crea una convención de nombres por campaña o temporada (promo-verano-2026/, onboarding/).
Mantén una versión vigente y archiva versiones antiguas con sufijo -v1, -v2 o -deprecated.
Asigna a un responsable la curaduría mensual para evitar duplicados.

Uso con variables

Puedes combinar el envío de archivos con variables personalizadas. El texto que acompaña al medio admite variables como {{nombre}}, {{empresa}} o {{protocolo}}, siempre entre backticks en la documentación y configuradas previamente en Configuraciones > Variables.

Ejemplo de mensaje junto a un PDF:

Hola {{nombre}}, soy {{agente}} de {{empresa}}. Te dejo el catálogo solicitado. Tu protocolo es {{protocolo}}.

Las variables {{...}} deben existir en la ficha del contacto o ser variables del sistema. Si una variable no tiene valor, se enviará vacía. Prueba siempre con un contacto de prueba antes de una campaña masiva.

Recomendaciones de tamaño y limpieza periódica

Para mantener la galería ágil y evitar errores de envío:

Tamaños recomendados: imágenes hasta 5 MB, videos hasta 16 MB (límite de WhatsApp), audios hasta 10 MB y PDFs hasta 10 MB. Comprime antes de subir si superas estos umbrales.
Optimiza imágenes a 1280 px de ancho máximo y exporta en JPG 80% o WEBP para reducir peso sin perder calidad.
Videos cortos: prefiere clips de 30 a 60 segundos en 720p. Los videos largos pueden fallar en redes móviles lentas.
Limpieza mensual: revisa archivos no usados en los últimos 90 días, elimina duplicados y versiones obsoletas. Mantén solo lo vigente para que el equipo encuentre todo en segundos.
Permisos: limita la eliminación a administradores para evitar borrados accidentales de recursos en uso por campañas activas.

¿Tu archivo no se envía? Verifica el tamaño, el formato y que el canal (WhatsApp oficial, QR, Instagram) permita ese tipo de medio. Algunos canales no admiten ZIP como adjunto directo.